Penulis : Edy Purnomo
TUBAN
seputartuban.com – Kurang teraturnya berkas-berkas Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) yang masuk di kantor Perpustakaan, Kearsipan dan Dokumentasi Pemkab Tuban membuat petugasnya kerja ekstra.
Ditemui seputartuban.com di kantornya, Kamis (05/04/2012), Kepala Seksi Kearsipan, Gangga Laksana Abadi, SE. menyatakan bahwa selama ini banyak petugas administrasi di lingkungan instansi pemerintahan kurang memahami tentang bagaimana cara menyusun administrasi yang diarsipkan dengan baik.
Terbukti dengan adanya berkas-berkas arsip yang diserahkan selama ini masih kurang tertata sesuai dengan masing-masing kriteria kegiatan maupun waktunya.
Selain itu Gangga juga menyatakan bahwa faktor yang menyebabkan penyusunan arsip kurang teratur adalah karena kurangnya pengetahuan bahwa penyusunan arsip seharusnya dimulai sejak penciptaan atau rancangan agenda kegiatan, penggunaan dan pemeliharaan sampai dengan saat penyusutan arsip.
Untuk itu pihaknya merasa perlu untuk mengadakan penyuluhan langsung di lingkungan SKPD untuk membantu dalam penyusunan administrasi itu agar lebih tertata sesuai dengan sistem kearsipan, sehingga memudahkan penemuan kembali arsip itu dengan cepat dan tepat saat diperlukan.“agar selanjutnya penataan arsip bisa lebih baik, ” ujar Gangga.
Diketahui bahwa Kantor Perpustakaan, Kearsipan dan Dokumentasi beberapa waktu lalu telah mengadakan sosialisasi dan penyuluhan kearsipan di lingkungan instansi pemerintahan pada tanggal 7-8 maret 2012 lalu.
Penyuluhan itu dilakukan dengan cara petugas kearsipan mendatangi langsung dan melakukan pendampingan selama beberapa hari di beberapa kantor SKPD yang ada di Tuban.
Dalam penyuluhan itu petugas bisa menemukan masalah-masalah yang ditemui oleh para petugas administrasi dalam penyusunan arsip di wilayah kerja masing-masing. Sehingga pihak kearsipan bisa langsung memberikan masukan atau memberi contoh cara penyusunan yang baik.
